Mittelstand zieht nach – Einkauf durch E-Procurement

Elektronische Beschaffungssysteme auf dem Vormarsch

Die Zeiten, in denen Großunternehmer das Monopol auf effizienten, modernen Einkauf innehielten, sind längst überholt. Eine Studie des BME mit 236 befragten Unternehmen zeigt, dass auch der Mittelstand immer öfter modernisiert und auf elektronische Beschaffungssysteme setzt.

Unter elektronischer Beschaffung versteht man eine Reihe von Programmen, welche die traditionelle Papierbestellung ablösen und den Weg für schnellere Verfahren ebnen sollen. Darunter fallen

  • E-Kataloge
  • Ausschreibungen
  • Einkaufsauktionen
  • Lieferantenmanagement
  • E-Supply-Chain-Management

Immer mehr Firmen springen auf den Zug auf und entscheiden sich für eine Umstellung. In der Studie des BME von 2014 stellte sich heraus: Mittelständische Unternehmen holen gegenüber den Vorreitern der Konzerne langsam auf. Viele vormals umständliche Programme wurden weiterentwickelt und bieten nun auch für kleinere Firmen echtes Potenzial zur Optimierung.

Welches System letztendlich für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von den persönlichen Möglichkeiten und Zielen ab. Zu unterscheiden sind drei grundsätzliche Varianten: Die käuflichen Systeme, sogenannte „Mietsysteme“ und öffentliche Plattformen. Tendenziell ist zu erkennen, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen sich öfter für Lösungen entscheiden, die einen geringen Eigenaufwand erfordern. Die oftmals hohen Anschaffungskosten und Einarbeitung von Mitarbeitern in komplizierte Programme sind dabei wichtige Abwägungskriterium. Daher ist es nicht überraschend, dass sich kleine und mittelgroße Unternehmen vor allem bei E-Katalogen und Auktionen oftmals für die Mietsysteme, oder öffentliche Plattformen entscheiden. So werden käufliche Systeme nur von 26,7% der mittelständischen Betriebe für E-Kataloge verwendet. Die Gründe dafür sind vor allem finanziell gelagert, da auch die günstigeren Varianten oft genug Leistungen bieten, ohne dafür hohe Gebühren zu verlangen.

Einkauf im Mittelstand © niroworld - Fotolia.com
Einkauf im Mittelstand
© niroworld – Fotolia.com

Anders sieht es bei Programmen zur internen Koordinierung von Firmenabläufen aus. Durch die notwendige Eingabe von betrieblichen Daten erhöhen sich die Anforderungen an das System, welche öffentliche Plattformen oft nicht erfüllen. Die Nutzungswerte von 7,1% (Lieferantenmanagement) und 9,5% (E-Supply-Chain-Management) bestätigen diese Annahme.
Bei komplexen Vorgängen wird die Mietvariante klar bevorzugt. Durch ein geringes Kostenvolumen und relativ wenig Aufwand ist sie, gerade für kleinere Budgets, der optimale Kompromiss. Im Bereich Supply-Chain-Management wählt über die Hälfte der mittelgroßen Betriebe diese Möglichkeit, beim Lieferantenmanagement sind es sogar über 70%.

Die Akzeptanz der neuen Systeme wächst. Die Nutzer sind mit den Leistungen überwiegend sehr zufrieden, und erwarten weiterhin steigende Erfolgszahlen durch den Einsatz von E-Procurement. Dabei sind große Sprünge vor allem von Programmen zu erwarten, die sich mit beweglichen Abläufen wie Supply Chain Management oder Lieferantenmanagement befassen. Über drei Viertel der Unternehmen erwarten in den nächsten Jahren einen starken Anstieg der Nutzungsintensität in diesem Bereich. Den Anstoß für den Einsatz der neuen Abläufe kam in geringen Mengen von Geschäftsleitung, verschiedenen Abteilungen oder vom erfolgreichen Einsatz bei der Konkurrenz. Den Hauptantrieb bilden jedoch die Einkäufer der jeweiligen Unternehmen, welche in 81-98% der Fälle die Initiative für E-Procurement eingebracht haben.

Es lässt sich derzeit also ein deutlicher Trend in Richtung elektronischer Beschaffung vermerken, der tendenziell nach oben steigt. Obwohl sich einige Unternehmen noch skeptisch zeigen, ist eine Veränderung zu immer mehr Vernetzung und computerbasierter Abläufe nicht aufzuhalten. Die Anfangsprobleme haben die meisten Programme abgelegt und sind technisch ausgereift. Inwiefern in den nächsten Jahren eine flächendeckende Nutzung in allen Unternehmensschichten erfolgt, bleibt abzuwarten.

Quellen: wiwo.de, marktundmittelstand.de, bme.de

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